Sachbearbeiterin Administration (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Sekretariat

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Telefon- und Schalterdienst
• Einkäufe für Kaffee-Ecke, Büromaterialien
• Organisation Raumplanung, Entsorgungsaktionen
• Organisation interner Anlässe und Geschäftsausflüge
• Postverteilung und Postversand
• Korrespondenz für die Lehrstühle und das Institut (intern und extern)
• Protokollierung von Sitzungen

Finanzadministration

• Administration für Lohnbuchhaltung (Spesenbewirtschaftung, Referentenentschädigungen)
• Kontierung von Spesen, Rechnungen
• Fakturieren

OPTIONAL: Interesse, vertiefte Kenntnisse mittelfristig in der Buchhaltung zu aufzubauen. Dies beinhaltet:
Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung inkl. Jahresabschluss
Nutzung der Buchhaltungssysteme SAP und SAP-BW
Aufbereitung der Finanzdaten 

Controlling

• Kostenstellen- und Projektcontrolling, Leistungsverrechnungen
• Gemeinkostenumlagen
• Profitcenter-Auswertungen
• Budgeterstellung und Forecast-Berechnungen

Personaladministration

• Gesuche für Arbeitsbewilligungen
• Erstellung von Arbeitsverträgen
• Verwaltung der Personaldossiers und Personaldatenbanken
• Arbeitszeit- und Ferienkontrollen
• Endabrechnungen bei Austritten
• Schreiben von Arbeitszeugnissen
• Lohnjournal-Kontrollen
• On- und Offboarding von Mitarbeitenden

IT-Administration

• Benutzerverwaltung
• Service-Desk-Anträge
• Organisation von Gerätschaften
• IT-Verwaltung

Digitale Kommunikation

• Unterstützung bei Verwaltung von der Webseite des Instituts
• Unterstützung bei Verwaltung von Social Media Auftritten

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundbildung und evt. Fachhochschule Bachelor
• Berufserfahrung mind. 3 Jahre Sekretariat/Administration, Buchhaltungsausweis (optional)
• IT-Office Kenntnisse 
• Englisch in Wort und Schrift (C1)

Das Institut für Medien- und Kommunikationsmanagement  verfolgt einen anwendungsorientierten Forschungsansatz in den Bereichen «Digitale und transformierende Kommunikation» sowie «Digitale Medien» und untersucht die Auswirkungen und gesellschaftliche Akzeptanz von innovativen Technologien wie z.B. Künstliche Intelligenz. Das Sekretariat des Instituts ist im Zentrum aller Institutsaktivitäten und bietet spannende und vielfältige Einblicke in eine Vielzahl an administrative Tätigkeiten.

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Für Fragen zur Stelle

Prof. Dr. Katarina Stanoevska-Slabeva
Geschäftsführende Direktorin
katarina.stanoevska@unisg.ch

«Ich freue mich, dass Sie sich für diese Position interessieren und Mitglied in unserem innovativen Institutsteam werden möchten.»

Christine Guster
Personalbeauftragte
christine.guster@unisg.ch

«Wir freuen uns auf Ihr Mitwirken.»

Ihr Arbeitsort

Die HSG

«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 8800 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3330 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»